ترفند های ورد

نکات کاربردی و ترفندهای مهم

درباره ورد - Microsoft Word - كه حتما بايد بدانيد

آموزش ورد Word

۱- نمايش اعداد به صورت فارسي در حالت فارسي Fa و نمايش اعداد به صورت انگليسي در حالت انگليسي En

البته به گفته یکی از اعضای محترم "در صورت استاندارد شدن کی بورد دیگر نیازی به تنظیمات گفته شده برای فارسی کردن اعداد نیست و کلید های بالای صفحه کلید اعداد فارسی را نگارش می کنند و کلیدهای سمت راست کیبورد اعداد انگلیسی را نگارش می کند."

۲- روشی برای بر هم نریختن فایل های ورد در زمان های انتقال به سیستم های دیگر....

شاید تا به حال برای شما نیز پیش آمده باشد که در نرم افزارهای آفیس مثل MS Word و MS PowerPoint فایلی را ایجاد کرده اید و سپس با فونتهای مختلف متن خود را تایپ نموده اید، اما وقتی آن را برای پرینت و یا نمایش، به کامپیوتر دیگری منتقل میکنید، خواهید دید که تمام فونت هایتان به هم ریخته است.
حتمأ میدانید که این موضوع به خاطر آن است که شما بر روی کامپیوترتان از فونتی استفاده کردهاید که بر روی سیستم دوم وجود ندارد! اما راه حلهای مختلفی برای این کار وجود دارد. یکی از آنها این است که از فایل خود خروجی PDF بگیریم یا از صفحه متن عکس بگیریم. اما مشکل اینجاست که اگر بخواهیم بر روی کامپیوتر دوم این فایل را ویرایش کنیم چه؟ فونتها را با خود حمل کنیم و روی کامپیوتر دوم نصب کنیم؟
راه حل درستیست اما این کار کمی وقتگیر است! اما راه بهتری به وسیله Office 2007 امکان پذیر شده است! در این ترفند نحوه حفظ ثبات فونت ها بدون استفاده از راه های پیچیده را به شما معرفی خواهیم کرد ، البته به وسیله Microsoft Word 2007!

برای این کار:

بعد از اینکه متن خود را تایپ کردید و در آن از فونتهای مختلف استفاده نمودید، در سمت چپ و بالای Word یا PowerPoint ، بر روی گوی دایرهای شکل نرم افزار کلیک کنید تا منوی اصلی آن باز شود.

اکنون در قسمت پایینی و سمت راست این منو، روی گزینه Word Options کلیک کنید.

در پنجرهای که باز میشود، از قسمت Save در بخش Preserve fidelity when sharing this document ، تیک گزینه
Embed fonts in the file را بزنید.

با انتخاب این گزینه تمام قلمهای به کار رفته در متن شما هنگام ذخیرهسازی، به فایل چسبیده شده و در هر سیستم دیگری که آن را باز کنید، بدون هیچ مشکلی نمایش داده میشود.

توجه کنید که در این بخش گزینهای با عنوان Do not common system fonts وجود دارد که بهتر است تیک آن را نیز بزنید. در غیر این صورت، تمام قلمهای پیشفرض سیستمی نیز به فایل، میچسبد و در نتیجه حجم فایل نهایی، بسیار زیاد میشود.

با تشکر از مهندس حداد

۳- زدن نیم فاصله در ورد - Word

Ctrl + -

و یا

Shift + Space

با تشکر از مهندسین جمالی و خدابخشی

۴- ایجاد پاورقی در ورد Word 2007 & 2010

مكان نما را به كنار كلمه‌اي ببريد كه مي‌خواهيد در مورد آن توضيح دهيد. از منوي Reference گزینه
Insert Footnote را انتخاب نماييد.

۵- کلیدهای بسیار کاربردی در ورد Short Key - Hot Key - Wrod

توجه: تمام کلیدهای فوری در ویندور و تمام برنامه هایی که درآن اجرا می شوند تنها زمانی که صفحه کلید در حالت انگلیسی باشد کار می کند.

- Alt+w+i تک تک بزنید: بزرگ کردن فوری صفحه ورد به اندازه ممکن - Page Width

- Alt+w+1 تک تک بزنید: زوم کردن فوری به طوری که کل صفحه دیده شود - One Page

- Alt+n+e+i تک تک بزنید: آوردن محیط فرمول نویسی!

- Shift+F3 با هم بزنید: این ترکیب بسیار مفید در حالت انگلیسی کار می کند به این صورت که اگر یک کلمه مثلا emadi انتخاب شود و این کلیدها یک بار زده شود حرف اول آن را بزرگ می کند یعنی این طور Emadi و اگر یک بار دیگه زده شود تمام حروف آن را بزرگ می کند یعنی اینطور EMADI. جالب بود نه؟!

- Ctrl+Shift+F3 با هم بزنید: صفحه ای باز می شود که در آن می توانید نوع و سایز فونت پیش فرض در همان ورد را برای هر کدام از زبان های موجود در سیستمتان مشخصی کنید!

۶- شماره گذاری فارسی صفحات در ورد Word 2007 & 2010:

این ترفند خیلی خیلی جالبه خودم هم تا چند وقت پیش نمی دانستم تا اینکه برای رساله پایان نامه ام گیر کردم و رفتم دنبالش...

به صورت معمول از Insert گزینه Page Number را بزنید تا برای شما صفحه گذاری انجام شود. اگر شماره صفحه بندی انگلیسی بود شماره یکی از صفحات را انتخاب ( های لایت ) کنید تا آبی شود.

سپس کلید های Ctrl+Shift سمت راست صفحه کلید را بزنید تا شماره بندی فارسی شود!!!

برای تبدیل صفحه بندی به انگلیسی کلید های Ctrl+Shift سمت چپ صفحه کلید را بزنید...

۷- استفاده از Breakها يا صفحه‌شکن‌ها در ورد

جام جم-کلیک ۵/۱۰/۸۹

۷- ایجاد فهرست در ورد:

دریافت مطلبی در مورد چگونگی ساخت و ویرایش فهرست عناوین و واژه ها در ورد

2- مطلبی جدید با موضوع "يك فهرست براي چند فايل" از کلیک شماره 351 يكشنبه 01 آبان 1390:

سطح: پيشرفته

يك فهرست براي چند فايل

ايجاد فهرست توسط نرم‌افزار Word كار دشواري نيست؛ اما همين كار را بيش از نيمي از كاربران بدرستي انجام نمي‌دهند و هنگام تهيه فهرست مطالب خود، اين كار را به‌صورت دستي به‌انجام مي‌رسانند. كاربران حرفه‌اي اين نرم‌افزار بخوبي مي‌دانند با كمك ابزار Table of Contents مي‌توانند از عناوين و سرفصل‌هايي كه توسط Heading علامت‌گذاري كرده‌اند، فهرست مطالب را به‌طور خودكار ايجاد كنند.

استفاده از اين ابزار بسيار راحت است؛ اما گاهي اوقات موارد خاصي پيش مي‌آيد كه حتي كاربران حرفه‌اي اين نرم‌افزار را نيز دچار مشكل مي‌كند. يكي از اين موارد نيز فهرست‌نويسي براي چند فايل متني مجزا به‌صورت يكپارچه است. فرض كنيد 6 فايل متني مجزا در اختيار داريد كه هر كدام بخش‌هايي از يك كتاب را تشكيل مي‌دهند. حال مي‌خواهيد براي بخش‌هاي يك تا 6، يك فهرست ايجاد كنيد! آيا مي‌دانيد انجام اين كار نيز در نرم‌افزار Word امكان‌پذير است؟ روش انجام اين كار به شرح زير است:

1ـ ابتدا يك فايل متني جديد براي فهرست مطالب خود ايجاد كرده و آن را در كنار ديگر فايل‌هاي متني خود (به‌عنوان مثال در كنار 6 فايل ديگر مربوط به فصل‌هاي يك تا 6) ذخيره كنيد.

2ـ به تب Insert مراجعه كرده و در بخش ابزارهاي Text روي گزينه Quick Parts كليك و Field را انتخاب كنيد.

3ـ پس از نمايش پنجره فيلد، در قسمت Please choose a field، گزينه RD كه معادل عبارت Reference Document را انتخاب كنيد.

4ـ در قسمت Field properties، نام اولين بخش از فايل‌هاي متني خود را وارد كنيد (در اين مثال فصل يك همان بخش اول است كه به‌صورت Chapter1.docx وارد مي‌شود. همچنين توجه داشته باشيد كه عناوين و سرفصل‌هاي مختلف در فايل‌هاي شما مي‌بايد طبق استاندارد ذكر شده با استفاده از heading‌ها علامت‌گذاري شده باشد).

توجه: چنانچه فايل فهرست و ديگر فايل‌هاي متني شما در كنار يكديگر ذخيره نشده باشد، مي‌بايد مسير كامل قرارگيري فايل روي هارد‌ديسك را در مرحله 4 مشخص كنيد.

5‌ ـ در نهايت چنانچه فايل حاوي فهرست مطالب در كنار ديگر فايل‌هاي شما ذخيره شده است، علامت چك‌مارك كنار عبارت Path is relative to current doc را نيز فعال كرده و با كليك روي گزينه OK، تغييرات را اعمال كنيد.

6 ـ پس از طي مراحل فوق مي‌بايد كد مربوط به فيلد را در صفحه خود مشاهده كنيد. چنانچه اين كد را مشاهده نمي‌كنيد به تب Home برويد و نماد پاراگراف را انتخاب كنيد تا متون پنهان در صفحه نيز نمايش داده شوند.

7ـ مراحل 2 تا 5 را براي هريك از فايل‌هاي موردنظر خود تكرار كنيد (باتوجه به مثال فوق، تكرار اين عمليات براي ما مي‌بايد 5 بار به‌ازاي فصل‌هاي 2 تا 6 انجام شود.)

8 ـ پس از فراخواني تمام فايل‌هاي موردنظر، نشانگر ماوس را در ابتداي فايل فهرست، (قبل از اولين فيلد) قرار دهيد و با مراجعه به تب References، روي گزينه Table of Contents كليك كنيد.

9ـ يكي از فهرست‌هاي خودكار را برگزينيد و نتيجه را مشاهده كنيد.

توجه: در صورتي كه پس از انتخاب فهرست، تنها فيلدي شبيه به فيلدهاي قبلي مشاهده كرديد، فيلد فهرست را انتخاب كنيد و كليدهاي Alt + F9 را فشار دهيد تا فهرست نمايش داده شود.

نكته مهم: در اين بخش ممكن است به مشكل بزرگي برخورد كنيد و آن هم تكرار شماره صفحاتي همچون صفحه يك است! بروز اين مشكل به‌اين دليل است كه صفحات فايل‌هاي متني شما همگي از شماره يك شروع شده و فهرست‌نويسي نيز طبق شماره همان صفحات انجام مي‌شود. در چنين شرايطي براي رفع مشكل تنها كاري كه مي‌توانيد انجام دهيد اين است كه تعداد صفحات فايل شماره يك را مشاهده كنيد. سپس فايل شماره دو را باز كرده و شروع شماره‌گذاري براي صفحات آن را از يك شماره بيشتر از شماره صفحه آخر فايل قبلي در نظر بگيريد. (به‌عنوان مثال اگر فايل شماره يك شامل 15 صفحه‌است، شماره‌گذاري براي فايل شماره 2 را از صفحه 16 آغاز كنيد.) همين عمليات را براي فايل‌هاي 3 تا 6 تكرار كنيد و در نهايت فهرست خود‌را به‌روزرساني كنيد تا مشاهده كنيد مشكل شماره صفحات نيز رفع شده است.

لینک منبع:

آيا تا به حال درگير مرتب کردن يک سند طولاني بوده‌ايد در حالي که بخواهيد آن را به بخش‌هاي کوچک‌تر تقسيم کنيد؟ مايکروسافت ورد قابليت‌هاي زيادي دارد طوري كه مي‌توانيم با استفاده از Breaها يا صفحه‌شکن‌ها در ورد به نياز خود پاسخ دهيم. براي شروع توجه داشته باشيد که اگر از آفيس 2007 يا 2010 استفاده مي‌کنيد، مي‌توان Page Break را از منوي Insert انتخاب كرد، در غيراين صورت و اگر دنبال نوع ديگري از Break مي‌گرديد، بايد به تب Page Layout برويد.

حالا آماده‌ايم که به سند خود صفحه‌شکن اضافه کنيم. صفحه‌شکن‌ها وقتي استفاده مي‌شوند که بخواهيم متن فعلي را از صفحه بعد دنبال کنيم. در واقع صفحه‌شکن‌ها هيچ فورمت خاصي به صفحه نمي‌دهند و تنها متن را از صفحه بعدي آغاز مي‌کنند.

ستون شکن‌ها نيز زماني به کار مي‌آيند که مقاله چند ستوني کار کرده باشيد و بخواهيد آخرين خط يک ستون را به ستون ديگر بفرستيد، اما اگر متن را دست بزنيد، همه چيز به هم مي‌ريزد. بهترين کار استفاده از ستون شکن است.

متن پوشاني نيز تکنيک ديگري است که مي‌توان با کمک آن دور يک تصوير يا براي يک تصوير متن قرار داد. به اين ترتيب جاي نگراني از بابت جابه‌جا شدن عکس در صفحه نيست و مطمئن خواهيد بود که عكس هر کجا برود، شرح آن نيز مي‌رود.

يکي از مهم‌ترين صفحه‌شکن‌ها، Next Page Break است که در مقايسه با صفحه‌شکن استاندارد، يک تفاوت عمده و بزرگ دارد: فورمت‌بندي صفحه جديد مي‌تواند کاملا با قبلي متفاوت باشد. همچنين صفحه‌شکن‌هاي زوج و فرد باعث مي‌شوند صفحه بعدي‌تان يک صفحه زوج باشد يا يک صفحه فرد.

اگر تمايل داريد براي سند خود جلد تعيين کنيد يا بخش‌هايي از آن از کل سند متفاوت باشد، بهتر است از Section Break استفاده کنيد. در اين حالت هر بخش براي خود يک فورمت‌دهي خواهد داشت.

مايکروسافت اعلام کرده است که 90 درصد از کاربران معمولا تنها از 10 درصد از قابليت‌هاي آفيس استفاده مي‌کنند، اميدواريم اين ترفند باعث شود بهره بيشتري از قابليت‌هاي آفيس ببريد.